Plano de Gestão de Riscos

Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e Infracções Conexas

Decorrente da recomendação do Conselho de Prevenção da Corrupção, datada de 1 de Julho de 2009, entendeu o Conselho de Administração da Oeiras Viva EM, a 14 de Outubro, em sede própria, aprovar o seu Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e Infracções Conexas.

PLANO DE GESTÃO DE RISCOS DE CORRUPÇÃO E INFRACÇÕES CONEXAS

1. JUSTIFICAÇÃO

Decorrente da Recomendação do Conselho de Prevenção da Corrupção, datada de 1 de Julho de 2009, entendeu o Conselho de Administração da empresa municipal OEIRAS VIVA - GESTÃO DE EQUIPAMENTOS CULTURAIS E DESPORTIVOS, E.M. definir e adoptar um Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e Infracções Conexas, adiante designado por PLANO.

Ao fazê-lo está consciente de que a corrupção é um mal que não só importa debelar mas sobretudo prevenir e evitar. Quando se fala de corrupção, está a admitir-se não só este crime em todas as suas manifestações, em que existem vantagens indevidas, de natureza patrimonial ou não patrimonial, ou a mera promessa destas, para se assumir um determinado comportamento, seja ele lícito ou ilícito, através de uma acção ou de uma omissão, mas também os crimes de abuso de poder, de peculato, de participação económica em negócio, de concussão, de tráfico de influência e de suborno.

Neste sentido entende dever identificar os responsáveis pela garantia e boa execução do PLANO e o organigrama da empresa, identificando as áreas e actividades em que este risco se afigura mais perceptível e os mecanismos de controlo interno adoptados para prevenir a prática destas infracções.

O controlo interno para a prevenção destas infracções tem constituído, ainda que informalmente, uma das preocupações do Conselho de Administração.

Por isso entende dever aproveitar a definição deste PLANO para o complementar com um conjunto de regras de boa conduta que devem ser seguidas pelo universo dos trabalhadores da empresa, incluindo naturalmente os titulares dos órgãos sociais e os que ocupam cargos de direcção, adiante todos designados em conjunto por colaboradores.

Desde 2007 que está em vigor na empresa um Código de Ética, divulgado a todos os colaboradores através do Manual de Acolhimento e inserido no sítio de Internet.

O Plano é também enquadrado pelo Código de Ética que será sempre observado.
O perfil das empresas e a sua imagem estão cada vez mais interligados não só com o desempenho económico e financeiro, mas também com o quadro de valores, princípios e regras de condutas adoptados. O compromisso ético e a responsabilidade social emergem como um modo de resposta às exigências de maior transparência e demais informação formuladas quer pelas partes interessadas quer pelas comunidades onde as empresas se integram.

A OEIRAS VIVA reconhece como crucial para um crescimento e sucesso continuados o incremento da confiança do município e dos órgãos municipais, dos colaboradores, de clientes, fornecedores e de outras entidades com quem estabeleça relações, bem como da própria comunidade onde desenvolve as suas actividades.

2. REGRAS DE BOA CONDUTA

2.1. Objectivo e âmbito de aplicação

Os principais objectivos subjacentes à implementação destas regras de boa conduta são:

(i) elencar os comportamentos e atitudes consonantes com o quadro de princípios e valores da OEIRAS VIVA, que se pretendem ver reconhecidos pelos seus clientes, parceiros e a comunidade em que se insere;

(ii) garantir a adesão de todos os colaboradores aos princípios e valores postulados;

(iii) promover relações de confiança entre as partes interessadas.

Todos os titulares de órgãos sociais e colaboradores da empresa OEIRAS VIVA devem pautar a sua actuação na base de princípios éticos que reflictam um elevado padrão de comportamento.

O OEIRAS VIVA conduz os seus negócios e actividades com integridade, honestidade e respeito pelas pessoas:

• Colaboradores

Respeitando os seus direitos, proporcionando um equilíbrio entre as vidas profissional, familiar e de tempos livres.
Adoptando uma política de Recursos Humanos isenta de qualquer discriminação designadamente em razão da raça, sexo, religião ou idade.
Proporcionando condições de trabalho adequadas em termos de segurança, higiene e saúde.
Promovendo o desenvolvimento humano e a realização profissional, nomeadamente através do incentivo á frequência de programas de formação.
Avaliando o desempenho de forma objectiva, com base na contribuição de cada um para os interesses da OEIRAS VIVA.

Favorecendo uma comunicação interna directa, informando pelos meios adequados das políticas e iniciativas da OEIRAS VIVA, de molde a propiciar um clima de confiança.

• Clientes

Estabelecendo relações assentes na integridade e no respeito mútuo.
Desenvolvendo e comercializando serviços de valor acrescentado e disponibilizando apoio técnico especializado adequado.
Respondendo às expectativas e necessidades e respeitando as promessas.

Assegurando o rigoroso cumprimento das condições acordadas quanto à qualidade dos serviços.

• Parceiros e Fornecedores

Estabelecendo relações assentes na integridade, no respeito mútuo e a longo prazo.
Respeitando os compromissos acordados e os princípios de negócio.
Procurando parceiros cujos princípios e valores sejam coerentes com os padrões éticos da OEIRAS VIVA.

• Concorrência

Estabelecendo relações de lealdade e respeitando todas as regras e princípios de mercado, defendendo e promovendo a concorrência.
Participando em associações e instituições de interesse público.

• Comunidade

Conduzindo a sua actividade como membros integrantes e responsáveis da comunidade do Município de Oeiras e contribuindo para o seu desenvolvimento.
Respeitando as leis e regulamentos vigentes, nomeadamente as relativas a segurança, economia de recursos e protecção do ambiente.
Beneficiando os que mais precisam, designadamente os deficientes. 

2.2. Cultura de responsabilidade

Os titulares dos órgãos sociais e colaboradores da empresa devem ainda pautar o seu desempenho, pelos princípios de integridade, honestidade e profissionalismo.

Devem assumir um comportamento de lealdade para com a OEIRAS VIVA.

Os colaboradores devem exercer o poder que lhes tenha sido delegado de forma escrupulosa e não abusiva, devendo actuar na observância dos limites das responsabilidades que lhes estão cometidas.

Os titulares de órgãos sociais e colaboradores devem contribuir para um bom ambiente de trabalho, nomeadamente pelo respeito dos direitos dos outros e pela ausência de assédio ou discriminação.

Os titulares de órgãos sociais e colaboradores devem continuadamente procurar aprofundar os seus conhecimentos a fim de progredirem nas suas capacidades profissionais.

2.3. Bens e meios afectos à Empresa

Os recursos da OEIRAS VIVA devem ser usados de forma diligente e eficiente, com vista ao prosseguimento dos negócios da empresa, sem benefícios pessoais, devendo os colaboradores actuar de forma a proteger a integridade e a assegurar a conservação do seu património, quer se trate de activos, instalações, equipamentos ou outros.

2.3. Sigilo profissional

Todos os titulares de órgãos sociais e colaboradores estão sujeitos ao sigilo profissional nas relações entre si e com terceiros, não podendo revelar ou utilizar informações sobre factos ou elementos respeitantes à vida da OEIRAS VIVA ou às relações com os seus clientes e fornecedores, cujo conhecimento lhes advenha do exercício das suas funções ou da prestação dos seus serviços.

O dever de confidencialidade e sigilo profissional persistirá depois do termo do mandato ou serviço e da extinção da relação laboral.

2.4. Conflito de interesses

Considera-se que existe conflito de interesses sempre que um titular de órgão social ou um colaborador tenha que optar entre um ganho ou benefício pessoal, de forma directa ou indirecta, ou os negócios da empresa.

Serão considerados conflitos de interesses situações tais como:

(i) detenção, directa ou indirecta, de participações em entidades, à excepção de sociedades cotadas, que de algum modo possam vir a ser beneficiadas nas relações de negócio ou que prossigam objecto concorrente com a empresa OEIRAS VIVA;

(ii) exercício de funções fora da empresa, sempre que aquelas interfiram com o cumprimento dos seus deveres, nomeadamente ao nível do horário de trabalho;

(iii) exercício de funções em entidades cujos objectivos possam ser concorrentes ou objecto de interferência com os objectivos da OEIRAS VIVA.

Além disso, quando no exercício da sua actividade, os titulares de órgãos sociais e colaboradores forem interpelados a intervir em processos de apreciação ou decisão que envolvam directa ou indirectamente organizações com que colaborem ou tenham colaborado, ou pessoa a que estejam ou tenham estado ligados por laços de parentesco ou afinidade, devem comunicar a situação ao respectivo órgão de administração e abster-se de decidir sobre o assunto.

2.5. Política de informação e marketing

A prestação de informação, obrigatória ou facultativa, ao público, aos clientes ou às entidades competentes, deve ser efectuada com observância rigorosa de verdade e com respeito pela legalidade.

Nas acções de publicidade ou de marketing devem ser atendidos os interesses do utente e respeitados os princípios da veracidade, da objectividade, da transparência e da oportunidade.

As informações e declarações públicas prestadas aos meios de comunicação social devem contribuir para a criação de valor e dignificação da OEIRAS VIVA, devendo a sua oportunidade ser validada e as principais mensagens serem articuladas com o Conselho de Administração.

2.6. Prevenção da corrupção e de outros crimes

Os titulares dos órgãos sociais e colaboradores não devem aceitar ou recorrer a pagamentos ou favores.

OEIRAS VIVA não deve ser conivente com comportamentos contrários às práticas comerciais de mercado.

É vedado aos titulares de órgãos sociais e a qualquer colaborador realizar despesas confidenciais ou não documentadas.

Os titulares de órgãos sociais e colaboradores devem ainda abster-se de atitudes que ponham em causa a transparência do seu comportamento, designadamente no âmbito de ofertas de ou a terceiros. Estas ofertas apenas poderão ter carácter institucional e não podem influenciar qualquer decisão comercial.

As ofertas recebidas de terceiros, independentemente da sua natureza, se de valor unitário superior a € 150,00 (cento e cinquenta euros) deverão sempre ser comunicadas à instância hierárquica superior, devendo ser objecto de recusa se indiciarem intenções pouco transparentes por parte dos ofertantes.

Os titulares dos órgãos sociais devem depositar na Câmara Municipal, até 30 dias depois da tomada de posse e do termo do respectivo mandato, uma relação de todas as participações ou interesses patrimoniais que detenham directa ou indirectamente.

2.7. Responsabilidade social

Os titulares dos órgãos sociais e colaboradores, devem respeitar e zelar pelo cumprimento das normas legais e regulamentares aplicáveis.

Em particular, sempre que um colaborador seja confrontado com uma situação que configure uma eventual transacção de branqueamento de capitais, designadamente pagamentos em numerário de montante superior a € 5.000,00 (cinco mil euros) deve reportar, de imediato, a ocorrência ao seu superior hierárquico, para que sejam tomadas as diligências legais exigíveis de comunicação às autoridades relevantes.

OEIRAS VIVA procura aprofundar o conhecimento da realidade social envolvente, nomeadamente através da cooperação e apoio a instituições sociais, culturais e outras com sede no concelho de Oeiras, na forma e medida consideradas adequadas a cada caso.

OEIRAS VIVA deve manter independência política, sem prejuízo de se reservar o direito de se manifestar publicamente sobre quaisquer assuntos que afectem os seus interesses ou os dos seus colaboradores, clientes e accionistas.

Se um titular de órgão social ou colaborador desejar participar em actividades de natureza política pode fazê-lo, assumindo em seu nome toda a responsabilidade decorrente da sua actuação.

2.8. Medidas disciplinares

O conhecimento da violação destas regras de conduta deve ser objecto de imediata comunicação à respectiva hierarquia directa ou, em alternativa, a hierarquia superior, sem receio de qualquer represália.

A violação destas normas pode constituir infracção disciplinar.

Aquela comunicação deve ser enviada ao Conselho de Administração para que este tome as medidas que entender convenientes.

2.9. Divulgação

Estas normas, que se inserem entre as medidas tomadas pela empresa no âmbito do Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e Infracções Conexas, devem ser divulgadas através do sítio institucional da OEIRAS VIVA promovendo-se dessa forma o livre acesso à sua consulta por todos as partes interessadas.

O Conselho de Administração pode ainda definir outras estratégias específicas para apoio e melhoria da cultura ética da OEIRAS VIVA, nomeadamente para efeitos da validação periódica do estado do clima ético da sua organização.

3. IDENTIFICAÇÃO DOS RESPONSÁVEIS

Para além do Conselho de Administração, são responsáveis pela execução do PLANO as seguintes entidades:

• Revisor Oficial de Contas
• Responsável pela Direcção Administrativa e Financeira
• Responsável pelo serviço de obras e de manutenção
• Responsável pelo aprovisionamento

4. GESTÃO DE RISCOS POR ACTIVIDADES

A gestão de riscos é uma responsabilidade dos gestores e de todos os colaboradores da OEIRAS VIVA nos seus diferentes níveis.

Para o efeito existem em cada actividade e departamento sistemas de controlo interno que têm em vista a eficácia e eficiência das respectivas operações, a fiabilidade do reporte financeiro, incluindo a análise da execução orçamental e as diferentes demonstrações financeiras, e, por último, a conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis.

Dada a reduzida dimensão da empresa não existe uma auditoria interna independente. A gestão conta para o efeito com o órgão de fiscalização. Compete por isso à gestão superintender no funcionamento dos diferentes controlos internos ao nível de cada departamento.

A empresa tem um manual de procedimentos e é habitualmente auditada por entidades externas por si contratadas para o efeito.

O manual de procedimentos é do conhecimento de todos os responsáveis.

4.1. Área de aprovisionamento e logística

Trata-se de uma área de potencial existência de riscos de corrupção e de infracções conexas, ainda que nunca detectados.

Foram estabelecidos mecanismos de controlo a vários níveis com a segregação de funções a nível de avaliação e de decisão, para além do cumprimento escrupuloso do regime da contratação pública.

A necessidade de realização de obras, contratação de serviços e aquisição de bens depende de um planeamento previamente aprovado. A orçamentação é feita por entidades diferentes das que presidem ao procedimento de contratação e que recorrem a processos de benchmarking. A execução dos contratos e a sua fiscalização, designadamente no que se refere a “serviços a mais” é objecto de uma atenção especial. São ainda previstos mecanismos de controlo “a posteriori” para verificação final dos resultados conseguidos.

4.2. Área financeira, tesouraria e orçamental

Trata-se de uma área de potencial existência de riscos, passível de situações menos correctas nunca detectadas ao nível da tesouraria devida à existência de recebimentos em dinheiro no caso de algumas receitas próprias e a discricionariedade ao nível da precedência de pagamentos.

Existem múltiplos mecanismos de controlo, aos diferentes níveis, com a segregação das funções de processamento e de recebimento, com registos informatizados e relatórios diários.

São elaborados relatórios mensais de execução orçamental para além de todas as demonstrações financeiras exigidas pela gestão.

4.3. Área de recursos humanos

Trata-se de uma área de risco improvável.

Apesar desta avaliação foram definidos mecanismos de controlo para evitar qualquer tipo de discricionariedade ou favorecimento, ao nível da assiduidade e pontualidade, da promoção nas carreiras, das admissões, sempre objecto de concurso, e da atribuição de prémios e incentivos.

A transparência e o escrutínio permanente de todos os colaboradores constituem um controlo adicional não desprezível.

A empresa elaborou um documento, denominado “Regime dos Trabalhadores” do qual constam todas as normas de recrutamento, avaliação do desempenho, promoções, assiduidade e pontualidade.

4.4. Área operacional

Trata-se de uma área de potencial existência de riscos, ainda que nunca detectados, dado o contacto com diversos tipos de clientes, tendo em conta o objecto da empresa: gestão de equipamentos desportivos, culturais e recreativos.
Desta forma há contactos assíduos e regulares com clientes individuais e empresas que alugam os espaços para a prática de desporto ou de eventos.

Foram adoptados diversos mecanismos de controlo, a vários níveis, com segregação das funções de avaliação e de decisão.

Visto e aprovado em Conselho de Administração a 14 de Outubro de 2009.

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